Si tienes un negocio en Chile, cada venta debe quedar respaldada con el documento que corresponde. En algunos casos será una boleta electrónica; en otros, una factura electrónica o un comprobante de pago electrónico, según el tipo de cliente, el medio de pago y la forma en que opere tu negocio.
Estos documentos forman parte de los documentos tributarios electrónicos, también llamados DTE. Es decir, respaldos digitales que permiten registrar operaciones comerciales ante el Servicio de Impuestos Internos, como ventas, compras, cambios en una venta o traslados de productos.
En esta guía revisamos cuáles son los principales documentos tributarios electrónicos, en qué se diferencian la boleta y la factura, cuándo corresponde emitir cada una y qué pasa con el comprobante que se genera al cobrar con tarjeta.
¿Qué es un documento tributario electrónico?
Un documento tributario electrónico, también conocido como DTE, es un documento digital que respalda una operación comercial ante el SII.
A diferencia de un archivo común, como un PDF o una imagen, un DTE debe emitirse en un formato autorizado y cumplir con las condiciones definidas para ese tipo de documento. Por eso, no basta con guardar un comprobante o enviar un archivo por correo: el documento debe ser emitido correctamente para que tenga validez tributaria.
En la práctica, los DTE ayudan a registrar operaciones como ventas, compras, devoluciones, correcciones o traslados de mercadería.
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¿Cuáles son los documentos tributarios electrónicos?
Algunos de los más frecuentes son:
- Factura electrónica.
- Factura no afecta o exenta electrónica.
- Boleta de ventas y servicios electrónica.
- Nota de crédito electrónica.
- Nota de débito electrónica.
- Guía de despacho electrónica.
- Factura de compra electrónica.
- Liquidación factura electrónica.
- Documentos de exportación electrónicos, cuando corresponde.
Para la mayoría de los pequeños negocios, los documentos más habituales suelen ser la boleta electrónica y la factura electrónica. También pueden aparecer notas de crédito o débito cuando se necesita corregir, anular o ajustar una operación.
¿Qué diferencia hay entre boleta y factura?
La diferencia entre boleta y factura está principalmente en quién recibe el documento y para qué lo necesita.
La boleta se usa normalmente cuando vendes a un consumidor final. Por ejemplo, una persona que compra un café, ropa, un producto en una tienda, una atención veterinaria o un servicio de belleza.
La factura, en cambio, se usa cuando vendes a una empresa, pyme, profesional o contribuyente que necesita respaldar esa compra como parte de su actividad comercial.
Así que, si vendes a una persona que compra para uso personal, lo habitual es emitir boleta. En cambio, si vendes a un negocio que necesita registrar la compra en su contabilidad, lo más probable es que te pida factura.
¿Qué es una boleta electrónica?
La boleta electrónica es la versión digital de la boleta de ventas y servicios. Sirve para respaldar ventas realizadas a consumidores finales y registrar la operación de forma electrónica.
Este documento reemplaza a la boleta en papel y permite informar la venta ante el SII. Por eso, es uno de los documentos más importantes para negocios que venden directamente al público, como almacenes, minimarkets, cafeterías, tiendas, peluquerías, centros de estética, veterinarias o emprendimientos con atención presencial.
La boleta electrónica SII puede emitirse desde sistemas autorizados o desde plataformas habilitadas para este fin, dependiendo de cómo opere cada negocio.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que respalda operaciones comerciales entre contribuyentes. Se usa principalmente cuando una empresa, pyme, profesional o negocio compra productos o servicios para su actividad.
A diferencia de la boleta, la factura puede permitir que el comprador use el IVA de esa compra como crédito fiscal IVA, siempre que corresponda según su situación tributaria.
Por ejemplo, si una empresa compra insumos, equipamiento o servicios para operar, normalmente solicita factura. Ese documento le permite respaldar la compra y mantenerla registrada en su contabilidad.
Tabla comparativa: boleta electrónica, factura electrónica y comprobante de pago electrónico
Antes de comparar los documentos más usados, hay una idea clave: la elección entre boleta, factura o comprobante de pago electrónico depende del tipo de cliente, del uso que tendrá la compra y del medio de pago. No se define solo por el monto de la venta.
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Documento
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Cuándo se usa
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Quién lo recibe
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Qué respalda
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Boleta electrónica
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Ventas a consumidor final
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Persona natural o cliente final
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Venta de productos o servicios
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Factura electrónica
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Ventas a empresas, pymes, profesionales o contribuyentes
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Negocio o contribuyente
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Compra asociada a una actividad comercial
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Comprobante de pago electrónico
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Pagos con tarjeta u otros medios electrónicos
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Cliente que paga electrónicamente
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Transacción de pago y, en ciertos casos, reemplazo de la boleta
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Nota de crédito electrónica
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Correcciones, anulaciones o descuentos posteriores
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Cliente o contribuyente
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Incremento o ajuste de una operación
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¿Qué pasa con el comprobante de pago electrónico?
El comprobante de pago electrónico, también conocido como voucher, es el documento que se genera cuando una persona paga con tarjeta de crédito, débito u otro medio de pago electrónico.
En Chile, este comprobante puede reemplazar a la boleta de ventas y servicios electrónica. Para que el registro de la venta quede correcto, el negocio debe tener informado ante el SII cómo opera en estos casos: si siempre emite boleta electrónica o si no la emite cuando recibe un pago electrónico.
Existen dos formas generales de operar:
- Emitir siempre boleta electrónica: en este caso, el negocio entrega boleta electrónica incluso cuando el cliente paga con tarjeta. Por lo tanto, se genera la boleta y también el voucher.
- No emitir boleta electrónica en pagos con tarjeta: en este caso, el voucher cumple la función de respaldo de la venta. Por eso, el negocio emite boleta electrónica cuando recibe pagos que no generan este comprobante.
Por eso, es importante que cada negocio tenga claro su modelo de emisión. Así evita emitir documentos duplicados o dejar ventas sin el respaldo correcto.
Errores comunes al emitir documentos tributarios electrónicos
Al emitir documentos tributarios electrónicos, algunos errores pueden generar confusión en la venta o desorden al momento de revisar la información del negocio. Estos son algunos de los más comunes:
- Emitir boleta cuando el cliente necesitaba factura: esto puede generar problemas después, porque la persona o empresa no tendrá el documento que requiere para respaldar la compra.
- Confundir el voucher con la boleta electrónica: en ciertos casos, el comprobante de pago electrónico puede reemplazar a la boleta, pero esto depende del medio de pago y de la forma en que opere el negocio ante el SII.
- No revisar los documentos emitidos durante el día: si el negocio no tiene claridad sobre qué ventas quedaron registradas, puede ser más difícil ordenar ingresos, revisar pagos y preparar la declaración mensual.
Por eso, además de emitir el documento correcto, conviene tener una forma simple de consultar las ventas, revisar comprobantes y mantener trazabilidad de los pagos.
¿Cómo una máquina de pago ayuda a ordenar las ventas de un negocio?
Cuando tienes un negocio, cobrar es solo una parte de la venta. También necesitas emitir el documento correcto, revisar qué se vendió y mantener la información ordenada para el cierre del día.
Con TUU puedes aceptar pagos con tarjeta y otros medios de pago, pero también emitir boletas, facturas y otros documentos electrónicos desde tu POS o desde tu portal de cliente. Esto permite que el cobro y el respaldo de la venta funcionen de forma más conectada.
Además, los documentos emitidos con TUU se sincronizan automáticamente con el SII, lo que ayuda a reducir tareas manuales y mantener un mejor registro de las ventas.
Así, TUU no solo facilita el pago: también ayuda a ordenar la operación diaria del negocio, desde el comprobante hasta el documento tributario que corresponde.
Preguntas frecuentes sobre documentos tributarios electrónicos
¿Cuáles son los documentos tributarios electrónicos más usados?
Entre los más usados por los negocios están la boleta electrónica, la factura electrónica, la nota de crédito electrónica, la nota de débito electrónica y la guía de despacho electrónica.
¿Cuál es la diferencia entre boleta electrónica y factura electrónica?
La boleta electrónica se usa principalmente en ventas a consumidores finales. La factura electrónica, en cambio, se usa en operaciones con empresas, pymes, profesionales o contribuyentes que necesitan respaldar una compra para su actividad comercial.
¿El voucher de una máquina de pago sirve como boleta?
Sí, en ciertos casos el voucher puede reemplazar a la boleta de ventas y servicios electrónica cuando la venta se paga con tarjeta u otro medio de pago electrónico. Esto depende de la forma en que el negocio opere ante el SII.
¿Qué documento debo emitir si me pagan con tarjeta?
Depende del modelo de emisión del negocio. Si el voucher reemplaza a la boleta, no es necesario emitir boleta electrónica por ese pago. Si el negocio siempre emite boleta electrónica, entonces se entregan ambos documentos: boleta y voucher.
¿Cómo puedo saber si estoy obligado a emitir DTE?
La obligación depende de la actividad del negocio, del tipo de documento que debe emitir y de la normativa vigente. Por eso, lo más recomendable es revisar la situación tributaria directamente en el SII o con apoyo contable.