Timbraje y carga de folios: Mantén tus documentos tributarios al día

Si usas TUU en tu negocio, en este artículo te explicaremos cómo realizar el timbraje y carga de folios para que tus documentos tributarios sean válidos ante el Servicio de Impuestos Internos. ¡Entérate cómo hacerlo! 

Disponer de tus documentos tributarios en regla es fundamental para que tu negocio funcione correctamente. 

Si usas TUU en tu emprendimiento, podrás realizar procesos como el timbraje y carga de folios, de manera muy simple desde tu Espacio de trabajo.

Y aunque estos pasos, a simple vista, parecen complejos, en realidad son muy sencillos. En esta nota te contamos todo lo que necesitas saber para hacerlo tú mismo.

Lee también: ¿Qué son los DTE y cómo ayudan a tu emprendimiento?

Por qué es importante el timbraje en tus documentos tributarios

El timbraje es un procedimiento obligatorio que permite que tus documentos electrónicos, como boletas o facturas, sean válidos ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). 

Básicamente, lo que haces al timbrar es solicitar autorización para emitir una cierta cantidad de documentos electrónicos, los cuales vendrán con un folio único que les da validez legal.

Cada tipo de documento tiene una cantidad de folios disponibles, y cuando estos se acaban, necesitas solicitar más. 

Aunque el sistema de TUU hace esto de forma automática en la mayoría de los casos, también puedes hacerlo tú directamente si lo necesitas o si ocurre algún error.

Antes de solicitar nuevos folios, asegúrate de cumplir con estos requisitos:

• No tener situaciones pendientes con el SII.
• No haber superado el máximo de folios permitidos para ese tipo de documento.

Si no cumples alguna de estas condiciones, tendrás que ingresar directamente al sitio web del SII y resolverlo antes de hacer el timbraje desde tu Espacio de Trabajo.

¿Cómo saber si el timbraje fue exitoso?

Cuando haces una solicitud de timbraje, esta puede pasar por distintos estados:

• En espera: Está siendo verificada por el SII.
• En curso: La solicitud fue creada correctamente.
• Rechazado: el timbraje no fue autorizado. Puedes ver el motivo haciendo clic en el ícono de información.
• Aceptado: el timbraje fue exitoso y se asignaron nuevos folios.
• Sin estado: no hay solicitudes previas o hubo un error con la fecha.

Importante: sólo puedes hacer una solicitud de timbraje por documento a la vez. Si ya hiciste una, tienes que esperar a que finalice antes de hacer otra.

Paso a paso para timbrar o cargar folios

Aquí te dejamos la guía práctica para que tú mismo puedas realizar el proceso desde Espacio de Trabajo. Es muy fácil:

1. Ingresa a la aplicación Documentos Electrónicos

• Desde tu Espacio de Trabajo, selecciona la opción Documentos Electrónicos.
• En el menú lateral, ve a la sección General y haz clic en Timbrar Folios.

2. Solicita el timbraje

• En la sección “Habilitados”, haz clic en Timbrar folios.
• Se abrirá una ventana con dos opciones: “Cargar folios” y “Seleccionar documento”.
• Elige “Seleccionar documento”.
• Aparecerá una lista de los documentos habilitados. Sólo podrás seleccionar aquellos que no hayan alcanzado el límite de folios.
• Luego, revisa el estado de la solicitud en la tabla. Puedes actualizar la información con el botón Actualizar información para ver si ya fue aceptada.

3. Carga folios desde archivo .xml

Si hiciste el timbraje directamente en el sitio del SII, puedes cargar los folios en Espacio de Trabajo así:

• En la misma ventana de “Timbrar folios”, selecciona la opción "Cargar folios".
• Arrastra el archivo .xml que descargaste desde el sitio del SII o selecciónalo desde tu computador.
• Presiona Listo y espera la confirmación.
• Si todo está bien, verás un mensaje de éxito y se actualizarán tus folios disponibles.

¿Qué puede salir mal?

A veces, pueden ocurrir errores al subir el archivo .xml. Aquí te dejamos los más comunes para que sepas cómo enfrentarlos:

• Tipo de archivo incorrecto: asegúrate de subir un archivo con extensión .xml.
• Error de lectura: el archivo puede tener un formato no válido.
• Inconsistencias: verifica que el RUT, tipo de documento y ambiente coincidan con tu configuración.
• Archivo duplicado: ya subiste ese archivo antes y los folios ya están cargados.

En cualquiera de estos casos, verás un mensaje en la esquina inferior derecha de tu pantalla con la razón del error. Si el proceso fue exitoso, también recibirás una notificación y verás reflejada la nueva cantidad de folios disponibles.

¡Te ayudamos en todo momento!

En TUU estamos para brindarte el soporte necesario para que manejes tu negocio de manera exitosa. 

Gracias a esta guía podrás realizar el proceso de timbraje y carga de folios, de manera simple desde tu Espacio de Trabajo de TUU. 

Recuerda que tener tus documentos tributarios al día, te mantiene alejado de los problemas con el SII y te ayuda en el orden de tu pyme. 

Si tienes dudas o alguna sugerencia que hacernos, ¡estamos aquí para apoyarte!